Aanmelding opleidingen
Voorafgaand aan een opleiding vindt op individuele basis een intake gesprek plaats met de opleidingscoördinator. Tijdens dit intake gesprek wordt kennisgemaakt en worden de verwachtingen wederzijds verhelderd. De belangrijkste voorwaarde tot deelname is het in staat zijn tot zelfreflectie en zelfsturing. Na afloop van dit intakegesprek wordt een inschrijfformulier verstrekt voor de betreffende opleiding. Als het inschrijfformulier ingevuld en ondertekend naar het kantoor van het Instituut voor Biografiek is gestuurd, wordt door het Instituut voor Biografiek de factuur voor het cursusgeld verzonden. De aanmelding is definitief na betaling van het cursusgeld, of ontvangst van de eerste termijn van de automatische incasso (bij termijnbetaling).
Intakegesprek Een afspraak voor een intake gesprek wordt gemaakt door het aanmeldingsformulier op de website of folder in te vullen en te verzenden. Er wordt binnen twee weken contact opgenomen voor een afspraak.
Aanvangsniveau opleidingen
De opleidingen zijn op HBO niveau en zijn toegankelijk met een HBO diploma of door ervaring gelijkwaardig (beoordeling vindt plaats in het intake gesprek).
Afronding opleidingen
De opleidingen hebben een modulair systeem en worden per module afgerond. Er wordt een deelcertificaat verstrekt aan de deelnemer die voldaan heeft aan alle opdrachten en de tussentijdse verslagen tijdig heeft ingeleverd. Aan het einde van de opleiding wordt een eindcertificaat verstrekt aan de deelnemer die alle deelcertificaten verkregen heeft en voldaan heeft aan de afsluitende eindopdracht, te weten: een presentatie over het vakgebied biografiek.
Onderbreken van de opleiding Indien nodig kan de opleiding tussen twee modules tijdelijk onderbroken worden. De tussenliggende tijd kan max. twee cursusjaren bedragen.
Studiebelasting opleidingen
De studiebelasting bestaat uit het aantal contacturen en daarbij de extra uren voor het maken van opdrachten en het voeren van oefengesprekken in oefengroepjes en met proefcliënten. De contacturen zijn genoemd in het programma dat hoort bij betreffende opleiding en worden vermeld op de website en op het rooster in de cursusmap.
Studieboeken opleidingen
De literatuurlijst maakt onderscheid tussen aanbevolen literatuur en verdiepings- en verrijkingsliteratuur. Geadviseerd wordt de aanbevolen literatuur aan te schaffen. Tijdens een opleiding worden er readers en/of ander cursusmateriaal verstrekt. Het eigendomsrecht en de copyright hiervan berusten bij het Instituut voor Biografiek.
Prijsbeleid opleidingen
De prijs van een Module wordt per jaar vastgesteld. Gedurende de opleidingsjaren wordt alleen een aanpassing gedaan i.v.m. algemene inflatie. Ook worden prijsverhogingen van externe partners doorberekend, tot een max. van 5%. Prijsverhogingen daarbuiten (bijv. BTW-plicht) worden nader toegelicht.

Annuleringsregeling opleidingen
Tot vier weken voor begin van de opleiding worden, indien de deelnemer om wat voor redenen ook afziet van deelname, alleen de inschrijfkosten in rekening gebracht. Voor een opleiding is dat €250.00. Bij annulering tussen vier weken en één week voor aanvang wordt 50% van het cursusgeld in rekening gebracht. Bij annulering binnen een week voor aanvang wordt geen geld meer geretourneerd, ook niet bij termijnbetaling. Na aanvang van de opleiding wordt géén geld meer geretourneerd, ook niet wanneer voor termijnbetaling werd gekozen.
In overleg met de coördinator kan gekeken worden of dan een deel van dit bedrag, in het jaar na de afbreking, als de opleiding hervat wordt, gebruikt kan worden als lesgeld.

Annulering tijdens de opleiding, tussen twee modules in, is mogelijk vóór 1 juni (BC en BOC) en vóór 15 december (BOC).

Aanmeldingen cursussen
Aanmelding voor een cursus kan middels het aanmeldingsformulier op de website of de folder. Na ontvangst van het aanmeldingsformulier, sturen wij een factuur die tevens de bevestiging is. De aanmelding is definitief als het cursusgeld, of de eerste termijn betaald is.
Annuleringsregeling cursussen
Tot vier weken voor begin van de cursus worden, indien de deelnemer om wat voor redenen ook afziet van deelname, alleen de inschrijfkosten in rekening gebracht. Voor een cursus is dat € 75.-Bij afmelding tussen vier weken en één week voor aanvang van de cursus geldt een restitutie van 75% van de cursuskosten. Bij afmelding binnen één week voor aanvang van de cursus geldt een restitutie van 50% van de cursuskosten. Na aanvang van de cursus wordt géén geld meer geretourneerd, ook niet wanneer voor termijnbetaling werd gekozen.

Canceling cursus/opleiding bij te weinig deelnemers
Voor een cursus/opleiding is een minimum aantal deelnemers nodig om te kunnen starten. Dit minimum aantal verschilt per aanbod. Bij een te laag aantal deelnemers behoudt het Instituut voor Biografiek zich het recht voor de cursus te cancelen. Het Instituut voor Biografiek streeft naar het aanbieden van een alternatief, dit mede in overleg met de deelnemers. De beslissing over de doorgang van de cursus/opleiding valt uiterlijk twee weken voor oorspronkelijke aanvang. Bij canceling wordt het betaalde cursusgeld geheel terugbetaald.
Mocht de deelnemer geen gebruik willen maken van het alternatief en besluiten zich af te melden, dan zullen de totale kosten voor de betreffende cursus/opleiding binnen worden terug betaald.

Termijnbetaling Voor de opleidingen en trainingen is het mogelijk om de kosten in termijnen te betalen. Er geldt dan een toeslag van 5% op de totale opleidingskosten. De termijnen verschillen per duur van de opleiding/ cursus en de termijnen worden door Instituut voor Biografiek vastgesteld. De totale opleidingsom zal daarbij in ieder geval twee maanden voor het eind van de cursus, dan wel het cursusjaar, volledig zijn betaald. Termijnbetalingen vinden uitsluitend plaats via automatische incasso.

Wachtlijst
Is op het moment van aanmelding de opleiding of cursus reeds volgeboekt, dan plaatsen wij de aanmelding op een wachtlijst. Daarvan wordt bericht gegeven. Mocht er een plaats vrijkomen, dan benadert het Instituut voor Biografiek degene die bovenaan de wachtlijst staat.

Cursusdata
Alle genoemde cursus en opleidingsdata zijn onder voorbehoud van wijzigingen
Verzorging
Opleidingen en cursussen worden aangeboden inclusief verzorging (koffie & thee, lunch en/of diner indien van toepassing) tenzij anders wordt vermeld.
Klachtenregeling
Het Instituut voor Biografiek kent een open en informele manier van werken, waardoor klachten en kritiek doorgaans in direct onderling mondeling overleg tussen betrokken worden aangepakt en opgelost.
Klachtenprocedure
De eerste stappen in de procedure hebben betrekking op deze meest voorkomende en doorgaans tot oplossingen leidende aanpak.
Een deelnemer legt een klacht over een docent en/of de inhoud en didactiek in eerste instantie voor aan de betreffende docent.
Een deelnemer legt een klacht over de organisatie in eerste instantie voor aan de coördinator. De behandeling van de klacht vindt zo mogelijk in samenspraak plaats.

Komen de partijen niet tot een oplossing, dan kan de deelnemer de klacht indienen bij het bestuur van de Stichting ter Bevordering van de Biografiek , t.a.v Mw M. Benjamin.
Termijn klachtenprocedure
De klacht zal door het bestuur zo mogelijk binnen vier werkweken na indiening van de klacht worden behandeld en afgerond. Het bestuur stelt een onderzoek in alvorens te beslissen. Duurt de behandeling langer dan vier weken dan zal het bestuur de deelnemer hiervan schriftelijk, met redenen omkleed, mededelen waarom er meer tijd voor een beslissing noodzakelijk is. Tevens zal een indicatie worden gegeven wanneer er een uitspraak te verwachten is.
Beroep
De deelnemer kan tegen de beslissing van het bestuur over de klacht in beroep gaan, middels een beroepschrift. Het bestuur heeft hiervoor een onafhankelijke Commissie van Beroep in het leven geroepen. Deze bestaat uit mevrouw M. Engelsman, juriste.

Verzending
Indien de deelnemer in beroep wil gaan, dan stuurt de deelnemer het beroepschrift aan de Commissie van Beroep van Instituut voor Biografiek, t.a.v. de Commissie van Beroep.
Het secretariaat van het Instituut voor Biografiek draagt er zorg voor dat het beroepschrift bij de Commissie van Beroep terecht komt.

Beroepschrift
Het beroepschrift houdt in:
* naam en adres van de indiener
* datum van indiening
* omschrijving van de maatregel of beslissing waartegen beroep wordt ingediend.
* de gronden van het beroep

Termijn voor indienen
De termijn voor het indienen van een beroepschrift bedraagt twee werkweken. De termijn vangt aan op de dag waarop de maatregel of beslissing door het bestuur van de Stichting ter Bevordering van de Biografiek bekend is gemaakt.
Termijnen uitspraak beroep De Commissie voorziet het beroepschrift van een dagstempel. Het dagstempel toont de datum waarop het beroep is ingediend en is doorslaggevend bij de vaststelling van de termijnen van beroepsmogelijkheid. De Commissie van Beroep beslist zo mogelijk binnen vier werkweken na indiening van het beroep. De commissie stelt een onderzoek in alvorens te beslissen.
Bindend
Het advies van de Commissie van Beroep wordt door Instituut voor Biografiek als bindend beschouwd. Daaruit voortvloeiende consequenties worden door Instituut voor Biografiek zo snel mogelijk afgehandeld.
Vertrouwelijkheid klachten
Het Instituut voor Biografiek en het bestuur van de Stichting ter Bevordering van de Biografiek garanderen de deelnemer dat elke klacht zorgvuldig en met in achtneming van de privacy van de deelnemer zal worden behandeld.
Registratie
Klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd en voor de duur van 1 jaar bewaard.